項目別バックナンバー[3]:ビジネス情報:56
予約システム
サービス業に於いては予約という行為・仕組みが重要な要素となっている、商品販売に於いても予約方法は広く使用され、これに注文生産や取り寄せが加わると比重は増える、そして管理には予約要素がある。
予約システムが使われている分野の例は下記がある
・レストラン・居酒屋・カフェなど飲食店
・エステサロン・ネイルサロン・理美容室などサロン営業店
・整体院・整骨院・マッサージ店など
・病院・歯科医院・クリニックなど医療関係
・ホテル・旅館・民泊などの宿泊施設
・列車・飛行機・船舶等の交通機関
・ヨガ・英会話・そろばんなどスクール系
・セミナー・会議室・ライブハウスなど貸しスペース系
過去もそしてまだまだ現在も電話予約が多いが、一方ではその予約管理にはコンピュータ化・電子化が行われてきた、そして次のステップとしてオンライン化予約システム化が普及している。
予約管理のコンピュータ化・電子化は一般的な業務改善方法として組込まれる内容だが、そのメリットを拡大しようとすると電子化予約システムを構築する方向に向かう。
電子化予約システムの構築を目指すとその延長に、オンライン化予約システムがある、ネット上に予約サイトを作りそこからの予約をコンピュータ化・電子化で自動化して予約システムに組込む方法だ。
一般的には完全な自動化へ切り替えずに、電話や現場の店舗等などからのオフライン予約も行いそれをシステムへ入力する、それでオンラインからの予約と合わせて全体を一括管理する事から始める事になる。
ネット経由の予約はオンライン化予約システム内で、自動的に管理されるのでそのメリットは多い
・24時間365日無休で予約を受付ける
・入った予約は全て即時にシステムが管理する
・人手は不要で作業効率向上と共に、ミスが減少する
メリットは大きいが、初期には自前開発が必要であった為に多額の費用が必要だった、だがネットの普及で状況は改善されてきた。
インターネットが普及して、ネット上での予約システム利用希望者が増加すると、予約システムの具体的機能・用途とニーズが絞られてくる、その結果としてそれに対応した予約システムのレンタルが登場した。
予約システムの全ての自前開発は費用面でも技術面でも無理な事は多い、そこでは他の多くのネットサービスと同様に月額・年額のレンタルサービスが登場した。
予算が限られた店でも実店舗でもオフラインでも予約システムのレンタル使用のメリットは多いが、ネットショップやネット展開する場合でのオンラインシステムの構築を目指す場合はオフライン場合よりも上位のトータルサービスとして利用出来る意味がある。
レンタル予約システムはオンラインシステムとしての利点はほぼ全て利用出来ると共に、サーバーやウエブサイト制作と運営面でも一括サービスも存在するし、詳しく無い利用者向けのサポート・サービスも提供されている。
その結果として現在では、レンタル予約システムとして専門知識が無くとも一般的なインターネット知識のみで使用可能になり、予約システムを組み込んだウエブサイトが短い時間で製作出来る様になっている。
レンタル予約システムは一般的なインターネット知識のみのユーザーも対象にしている事から、保有する機能・提供する機能は自主開発システムとは異なる。
システムの形態としては、１：上級レベルとしてコード組み込み型としてコードで提供する方法、２：中級・初級で別サイトのページにリンクする型、３：初級としてコード設置済みのウエブサイトのレンタル型がある。
２と３は、利用者にはウエブサイトの製作方法と予約システムからの技術サポートが課題となる、ブログ方式の予約システムレンタルと言うシンプルな提供方法がある、予約以外のショップ関連機能もレンタルで提供されるならば短時間で導入出来る事になる。
予約システムには、システム管理機能、仕入れ・在庫管理・商品発送、決済機能、顧客との通信機能、予約機能、メール・メールマガジン等もその他多数あり要望があり、英語対応要望もある。
レンタルシステムは、利用料金の設定がポイントであり、機能別が前提だが商品・取引数量・予約件数等の容量の応じて料金設定される事が多い。
電子化予約システムを初めて使用するユーザーが業種に合わせた予約サイトを作れる為のサポートを目的として、サービス提供者が雛型となる予約タイプを想定してモデルサイトを作り提供する事があり、それを予約タイプ選択方式と呼ぶ。
例えば
１：サービス提供タイプ（スタッフ指名あり／なし）
＞理容・美容・エステ・マッサージ等、病院等
２：施設予約タイプ
＞宿泊・イベント会場等の入れ物タイプ
３：スクール・アクティビティタイプ
＞アクティビティとは旅行先での行動や遊び
＞習い事の予約、継続的な予約
４：イベント・セミナータイプ
＞イベントへの参加予約＞コンサート・スポーツ観戦・セミナー参加者
予約システムには機能として多様な設定内容がある、例として・営業時間、・予約の間隔、・同時に予約を受付けられる数・予約の締め切り、・キャンセルの締め切り、・アンケート予約タイプによっても必要性は異なる。
予約システムには有料が多いが無料サービスもある。
無料の予約システムを利用する場合は注意点がある（一般的な内容だ）
・無料のものは広告が入る
・機能が一部制限されている
顧客からの要望等や業務都合で予約管理業務内容を変更する必要があり、システムのカスタマイズが必要ならば無料のシステムでは対応出来ない、広告が困る場合も含めて有料の予約システムを選ぶしか無い。
無料予約サイトではサービスを通して得た情報の管理と帰属がどこになるかの確認が重要だ、無料の予約システムでは利用登録が、予約システムを貸し出すシステム提供者への会員登録になる場合もあり、予約システムを通じて得た顧客情報がシステム提供者に帰属することがある、それは無料での予約システム利用者にも同時にそこへの予約者にとっても重要事項になる。
ネットワークでの無料サービスは、広告収入で運営される時もあるし、登録利用者の情報利用での運営の時もあるので事前に利用規約で確認が必要だ（たとえば、電子メールアドレスを無料サービスが利用するケースは多い）。
有料予約システムの場合は従量課金やオプション費用などが掛かるが、一般にサポートを受けられる事が多く、予約した人の顧客情報も有料システム利用者のみが管理・利用する事が可能だ。
文書類の電子化
文書類例えば契約書とか私文書は長く紙類にインクで書いた文書だった、それは現在でも使用されている、契約書に使用されている事は信頼性がある事であり、欧米では署名する事で成立し、日本ではそれに加えて自身の印鑑を捺印するという慣習がある。
紙類にインクで書いた文書は保存性に優れており長期間保存しても内容が読める状態を保持できた、書き換えや書き加えや筆写や複写も難しいとされる、署名もペンで自身で名前を書くだけと言う便利さがある。
紙の文書は移動・持ち運びが容易であり、紙は折りたたみが出来て他にも丸めたり出来て保管や扱い上も容易な点がある、紙文書は日常で見慣れている為にその優秀さを忘れがちだが、優れている。
紙文書は筆跡鑑定という手段でかなり高い精度で本人確認が行えるために、法律上も作成者の署名があれば私文書として成立し、重要書類・契約書としても使用されて、手書き書類・サイン文化・捺印文化が形成されて来た。
契約社会が進み、文書の量が膨大な量になると、紙文書を使用し続ける事が管理上・作業上で問題となって来た。
紙と紙文書の便利さは大きいが、それが大量になると扱い上で幾つかの問題点が生じて来た、保管性が容易な紙文書でも容量的なスペースも重量も増え続ける、同時に必要な時に探し出す事が難しくなる。
上記の問題に対しての対策手段の１つが電子化であり、企業・公共機関を中心にして取り組んで来た、その中にはマイクロ写真による縮小保存も含まれる、紙文書を撮影して保存するアナログ方式であり、入力作業的にはメリットがあった、その後の扱いは問題点もあった。
コンピュータの普及により、電子化とデジタル化を同時に行う事が始まった、アナログデータのコンピュータへの入力方法が開発され、デジタル化方法も開発された、デジタルデータの記録方式が規格統一された、同時にテキスト文書以外のデジタル化保存方式も開発された。
コンピュータとデジタルデータの利点は多数あるが、容量的な面・データの計時劣化がない面・検索性が高い面・複写性等が例であり、その後のネットワーク時代では通信送信性も加わった。
ペーパーレスによるコスト削減や業務効率化が継続的な課題となっている。
重要文書の保存・保管は法律で義務付けられているので、その電子化には法律の改訂や整備が必要だった。
電子帳簿保存法が1998年に出来て、そこで国税関係の文書を電子データで保存することが認められた、事業で会社で作成する文書の中で、業務の記録は管理規程の整備と運用と管理が必要だ、重要記録は法定保存文書として法律で保存が規定される、見積書・領収書などは国税関係書類と呼ばれ税法で原本の保存が規定されていた。
2005年に保存義務のある文書の電子化を認める「e-文書法」が施行され、ここで民間事業者にも文書類の電子化を認める法整備が行われ、2016に改訂されている。
e-文書法適用の要件は担当府省で規定されるが基本としては
・見読性：パソコンやディスプレイなどで明瞭に見ることができる
・完全性：重要な記録は証明力が必要、スキャン等の品質や電子化文書に改
ざんや消去が無い事の確認性が必要。
・検索性：電子化文書の有効活用性、必要なデータの検索性の確保。
・機密性：不正にコピー等で盗まれない事
法整備により文書の電子化が進みつつある。
文書類の電子化の問題点としては、本人確認・コピー対応・法的根拠があった。
契約書では、技術的にはタブレットと電子ペンなどで自筆のサインが可能になってはいるが今でも紙ベースが多くを占めている、その結果で各種業務の電子化が進んでいるが契約書がボトルネックであり、業務全体の効率向上を抑えている。
業務における完全な文書の電子化にはまだ障壁があるとされる。
１つは偽造リスクでありデジタル技術と電子化ならではのリスクだ、デジタルデータは複製や改変が行いやすく、相手や第３者にサインや捺印を複製されて悪用されない仕組みが必要だがかなりのコストがかかる、電子署名法により認定された電子証明書では本人性の保証や改ざん有無の検知は可能だ、だが個人顧客まで電子証明書は普及していない。
２つ目は紙の契約書が広く利用されて来たので、紙への署名と記名・捺印は商慣習としても広く根付いている、それが心理的に電子化を阻んでいる、一般生活でも電子サインが利用されると人々の心理的な抵抗も薄らぐだろうと考えられている。
文書類の電子化の課題は多いが、なかでもサインの証明は重要だ、「電子署名」は信頼された第三者認証機関を設けて本人認証する手法であり、「電子サイン」は実用的に可能な本人を示す為に何かを利用する手法の電子プロセスを指す。
電子サインは企業や実務に使用可能な署名方法を見つける試みとして検討されて来た、例えば電子メールアドレス・各種のID・電話認証などで署名者の同一性を確認する方法が使用されて来た。
PDFは早くから文書ファイルとしてビジネス現場でも使用されてきた、国際標準化機構でISOと指定されたファイル形式でもある、そこでは文書の１：見読性、２：保存性、３：真正性、４：原本性が保証されている。
データをファイル自体に埋め込むPDFの「コンテナ機能」を使用し、サイン時の筆跡や筆圧やストロークの速度情報をファイルに埋め込む、されに加えて位置情報や日・時間もファイルに納める電子サインが提案されている。
そこでは全てのデータに基づいて本人確認を行えば、サイン自体は似ていても判別可能であり、データは暗号化していて偽造は現実的に不可能と考えられ、偽造かどうかを精度良く判別できると考えている、。
上記手法は手書き筆跡の鑑定と似た手法であり、紙ベースの署名を電子サインに持ち込んだ印象がある、PDFへの電子サインの記述で契約書の電子化を行う方法となる。
ペーパーレス化によるメリットは電子化の実用化案が登場すると次々とアイデアが登場したが、紙ベースの業務改革としても有効だ。
事務所作業以外でも、例えば機器メンテナンスの業務の企業では、マニュアルや設計図面を電子化しるメリットは大きい、日常作業に適応する事で現場と設計部門との情報共有が進む、本部・事務所で作業の進ちょくをリアルタイムで確認できる。
「電子サイン」とは異なるアプローチに「電子署名」がある。
電子署名は電子文書に付与する電子的な証明であり、紙文書での印章やサイン（署名）に相当する、本人確認や偽造・改竄の防止のために用いられる。
電子署名の仕組みとしては、公開鍵暗号方式に基づくデジタル署名が有力であり、日本では「電子署名及び認証業務に関する法律に基づく特定認証業務の認定に係る指針」の第3条で、公開鍵暗号方式に基づく方式＝RSA、DSA、ECDSA の指定している。
電子署名は高度に数学的な暗号方式を法制度化した方法だ。
