| 44 日記をデータベースに取り込む方法 ☆ ＣＳＶ変換 |
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◎目次
●テキスト文書で書いた日記を変換して利用
●ソフトが違っても宛名データは利用できる
●ＣＳＶ変換のしかた
●応用事例
■テキスト文書で書いた日記を変換して利用
携帯文具に入力してきた７カ月分の日記をマイクロソフト・アクセスに取り込んだ。アクセスにデータを取り込むには、有名なデータベースとかマイクロソフト・エクセルで作ったデータなら簡単であるが、無名なソフトはテキスト文書形式に変換する必要がある。表示する必要のない文字を削除し、カンマで区切る作業でもためるとけっこうおっくうだが、２１０日分を手で入力しないで済むだけましだろう。
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■ソフトが違っても宛名データは利用できる
年賀状作成ソフトを何回も換えてきて身につけたのがＣＳＶ変換だ。ソフトを換えるたびに新たにデータを入れるのはオックウだから、次の手順で再利用してきた。
①以前のソフトで作ったデータをテキスト文書に変換してエクスポート（出力）する
②新しいソフトに①で変換したデータをインポート（挿入）させる
なお、古いタイプのエクセルに読み込ませてからＣＳＶ変換させると郵便番号の０数字が消えてしまうので注意する。
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■ＣＳＶ変換のしかた
このデータのファイル形式がＣＳＶ（シーエスブイ：Ｃｏｍｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅ）だ。「１レコード内のデータをカンマで区切って１行に並べたもの」という説明では不親切なのでもう少し具体的に説明すると、名前、ふり仮名、住所、電話番号などの区分ごとにカンマをつけて変換することにより、別の年賀状作成ソフト用の住所録の枠にあてはめる作業だ。
ソフトによっては、並べる順序が違うが、ＣＳＶ変換した文書にしておけば取り込む順序をソフトが変更できるようになっている。たとえば、先ほどの順序を振り仮名、名前、電話番号、住所に変えるもの新しいソフトのインポート時の指定で変えられる。
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■応用事例
この考え方を知っていれば、あらかじめカンマで区切った文書を作ることでどのデータベースでも取り込めるデータができることになる。ちなみに、表計算ソフトもデータベースソフトの機能があるが、セルの結合をしないのがポイントである。ＣＳＶ変換はは応用範囲が広いのでぜひおすすめします。
なお、インポートのしかたはエクセルやアクセスの解説書で確かめてください。ホームページに使うＨＴＭＬ文書にも利用できます。
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